Pengertian Administrasi – Barangkali kata administrasi sudah tidak asing lagi di telinga. Kita sering kali mendengar kata ini dalam berbagai bidang bisnis maupun pekerjaan. Karena peranannya yang memang sangat sentral demi terciptanya keteraturan dalam berbagai aspek pekerjaan.
Baik, di artikel kali ini Inspirilo akan menyajikan pembahasan mengenai administrasi dan segala hal yang menyertainya. Apa itu administrasi, pengertiannya secara umum dan menurut para ahli dan juga ciri-cirinya. Kenapa harus ada administrasi, apa manfaat, fungsi dan tujuannya? Sebegitu pentingkah yang namanya administrasi? Baik mari kita kaji secara lebih lanjut.
Pengertian Administrasi Secara Umum
Apa itu administrasi? Administrasi dalam bahasa Inggris disebut “Administration” yang secara harfiah berarti “pengaturan”.
Atau dalam artian secara sempit, makna administrasi yang biasa kita temui dalam keseharian adalah berkaitan dengan kegiatan pembukuan keuangan. Selain itu kata administrasi juga lekat dengan hal pencatatan, surat menyurat, mengetik. Dan juga mengelola data-data dalam software komputer seperti Microsoft Excel.
Secara lebih luas lagi, pengertian administrasi yaitu sebuah proses usaha yang dilakukan dua individu atau lebih. Dengan memanfaatkan berbagai media pendukung guna tercapainya tujuan dan target yang telah ditetapkan bersama.
Adapun definisi atau pengertian administrasi secara umum ialah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan pengaturan dan juga pengawasan suatu hal dalam sebuah lembaga / organisasi demi terciptanya keteraturan untuk mencapai tujuan & target yang telah ditetapkan di awal.
Ya administrasi ini punya andil yang cukup besar untuk berjalan atau tidaknya sebuah lembaga secara baik. Tanpa adanya administrasi, niscaya akan terjadi ke-semrawutan di tubuh organisasi. Artinya semua aspek yang jadi pendukung akan tidak teratur dan cenderung berantakan.
Beda halnya jika administrasi dijalankan secara benar, teliti dan menyeluruh. Maka kegiatan organisasi / lembaga tentu bisa dikontrol dan berjalan dengan baik.
Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli
Berikut adalah pendapat dan pemaparan dari para ahli atau pakar ekonomi terkait dengan pengertian atau definisi administrasi.
- George Terry
Adminstrasi berarti pengaturan, pengendalian dan penataan kinerja. Di dalamnya terdapat pergerakan dengan fungsi dan peranan masing-masing untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
- Ulbert
Definisi / pengertian administrasi yakni usaha persiapan yang dilakukan secara terstruktur tentang pencatatan pendataan dan informasi. Dengan tujuan menyajikan data yang mudah untuk diserap dan bisa segera dipulihkan jika dirasa ada yang tidak sesuai.
- The Liang Gie
Administrasi bisa diartikan sebagai kegiatan usaha penataan sekelompok orang yang tergabung dalam sebuah proses kerjasama untuk tujuan bersama.
- Wijana
Administrasi merupakan sebuah penggabungan dari semua fungsi guna mengefisienkan dan mengefektifkan kinerja sesuai dengan kebijakan pelaksanaan.
- Sondang P. Siagian
Pengertian administrasi ialah sejumlah proses saling bekerja di antara dua orang atau lebih dengan berdasar pada aturan atau regulasi tertentu guna mencapai target dan tujuan.
- William Leffingwell dan Edwin Robinson
Administrasi menurut William Leffingwell merupakan terusan cabang dari fungsi manajemen. Di dalamnya terdapat fungsi pelaksanaan kerja organisasi secara terstruktur dan terarah. Agar pekerjaan bisa berjalan secara efektif dan efisien.
- Arthur Grager
Administrasi ialah serangkaian fungsi dalam berkomunikasi untuk sebuah pelaksanaan kinerja organisasi
- Soewarno Handayaningrat
Administrasi dalam cakupan lebih sempit adalah kegiatan yang terdiri dari proses pembukuan, pencatatan keuangan, pengetikan, korespondensi, penjadwalan dan lainnya yang bersifat administratif
- Simon
Administrasi adalah sebuah aktivitas pekerjaan dari sebuah kelompok yang saling bekerja sama dalam menyusun data kegiatan organisasi. Dengan tugas dan peranannya masing-masing yang saling mendukung dan melengkapi.
- FX.Soedjadi
Administasi merupakan sebuah aktivitas bersifat prosedural yang meliputi kegiatan fisik seperti mencatat (mengetik), menyusun, menggandakan dan lain-lain.
- John M. Pfiffer dan Robert V
Administrasi dalam kenegaraan berarti sebuah proses tentang pelaksanaan aturan dan kebijakan. Individu dengan strata lebih tinggi dalam hal ini berfungsi membimbing dan memberikan arahan guna memastikan program dapat terlaksana.
- Munawardi Reksohadiprowiro
Administrasi secara sempit dapat diartikan sebagai instuksi atau perintah. Yang mana mencakup penataan dan pengaturan kerja secara sistematis. Dari situ diharapkan bisa menghasilkan pandangan yang menyeluruh mengenai fakta dan kondisi organisasi secara nyata.
- Leonard D. White (1958)
Administrasi merupakan rangkaian proses pengaturan dan penataan yang dilakukan sebuah kelompok dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
- Wiliaw H. Newman (1963)
Administrasi merupakan perwujudan dari pengawasan dan kepempimpinan seseorang terhadap individu anggotanya guna mencapai tujuan bersama.
- Menurut WH EVANS
Administrasi bisa diartikan sebagai fungsi manajemen (pengaturan) yang menjadi acuan dalam proses operasi organisasi. Yang mana mencakup pengolahan data, informasi dan mengkomunikasikannya dengan seluruh anggota organisasi.
- Wilson 1987
Administrasi merupakan ilmu penataan dan pengorganisasian. Di dalamnya memuat proses pengawasan dan kepemimpinan yang bersifat resmi dalam mengatur birokrasi.
Jenis Administrasi
Berdasarkan ruang lingkup kerjanya, administrasi secara umum juga ada beberapa jenis yang biasa kita kenal, antara lain.
- Administrasi Keuangan :
Kegiatan administrasi atau pengelolaan yang berkaitan dengan uang atau anggaran (budget) yang dipunyai suatu organisasi /perusahaan. Dengan menjalankan administrasi keuangan secara baik, maka akan tercipta tata keuangan yang rapi dan jelas arus masuk dan keluarnya. Untuk apa pemakaian anggaran tersebut dari mana saja sumbernya. Dengan begitu, keuangan bisa terkontrol, laba rugi bisa diketahui dengan pasti tanpa mengawang-awang.
- Administrasi Perkantoran :
Lebih mengacu pada aktivitas pencatatan, penagihan, personalia, logistik dan hal lainnya berkaitan dengan kegiatan kantor dalam sebuah organisasi perusahaan. Adapun ruang lingkupnya mencakup pengelolaan staf, pengadaan peralatan kerja, reparasi dan juga perencanaan program kerja staf dan pengawasannya.
- Administrasi Negara :
Jenis administrasi yang lebih kompleks dan luas lagi cakupannya. Karena menyangkut kegiatan bernegara yang dilakukan oleh para negarawan atau aparatur negara. Yang terdiri dari 3 lembaga yaitu legislatif, yudikatif dan eksekutif. Kesemua prosesnya dilakuan tentu untuk tercapainya tujuan negara.
- Administrasi publik :
Menyangkut kebijakan-kebijakan publik dari suatu lembaga
- Administrasi lingkungan hidup :
Dilakukan dalam rangka pengelolaan dan penataan lingkungan hidup oleh suatu kelompok
- Administrasi kependudukan :
Pencatatan data penduduk dan segala hal yang menyertainya. Biasanya dilakukan oleh Dinas Pendudukan dan Catatan Sipil di masing-masing wilayah.
- Administrasi pendidikan :
Administrasi yang dilakukan dalam ruang lingkup pendidikan, misal sekolah dan lembaga pendidikan lainnya. Tujuannya tidak lain untuk turut meningkatkan mutu kualitas pembelajaran.
- Administrasi perdagangan :
Pencatatan arus masuk keluar barang dan keuangan serta laba rugi dari suatu aktivitas perniagaan (dagang).
Ciri ciri Administrasi
Dikatakan sebagai administrasi bila di dalamnya memuat ciri-ciri yang mendukung. Bukan administrasi namanya jika ruang lingkupnya tidak terpenuhi dan kegiatan yang dilakukan itu cenderung tidak teratur.
Berikut adalah ciri-ciri administrasi yang bisa diidentifikasi secara langsung.
1. Adanya sekelompok individu (organisasi)
Ya seperti dijelaskan di atas, maka dalam sebuah proses administrasi dapat terjadi jika di dalamnya terdapat sekelompok orang. Dalam sebuah organisasi misalnya, haruslah terdiri 2 orang atau lebih yang saling mendukung.
2. Terdapat kerjasama saling melengkapi
Dalam proses administrasi pastinya akan terjadi hubungan kerja saling mendukung / kerjasama di antara para individu di sebuah organisasi. Artinya tiap individu dalam kelompok tadi akan punya peran sendiri-sendiri yang saling mendukung peranan individu lainnya.
3. Terjadi proses edukasi, bimbingan dan pengawasan
Pada proses administrasi perkantoran khususnya, haruslah terdapat bimbingan dari individu dengan tingkat jabatan lebih tinggi ke orang bawahannya. Sehingga di dalamnya juga nanti bakal mencakup kepemimpinan yang harus bertanggung jawab dari pemimpin. Yang mana pemimpin tersebut juga punya fungsi pengawasan guna memantau kinerja anggotanya.
4. Memiliki tujuan kelompok
Administrasi haruslah memiliki tujuan atau target yang ditetapkan oleh kelompok. Tujuan berfungsi agar kegiatan kerja dan administrasi bisa terarah. Tanpa adanya tujuan, maka administrasipun tidak akan berjalan maksimal dan mendatangkan hasil yang diharapkan.
Tujuan Administrasi
Administrasi dilakukan tentu bukan tanpa tujuan. Dengan melakukan administrasi secara baik diharapkan bisa memperlancar arus pekerjaan. Dan berikut adalah beberapa tujuan administrasi dalam sebuah organisasi.
- Mengefektifkan pekerjaan, khsusunya di bagian kontroling (pengawasan)
- Dengan administrasi, seseorang bisa dengan mudah memantau pekerjaan dan pendataan yang dilakukan staff
- Bertujuan guna menilai kinerja pengelolaan dan penataan organisasi
- Bisa dengan mudah melihat kondisi sehat tidaknya usaha. Untuk kemudian dilakukan upaya penanganan.
- Dengan data administrasi yang rapi, seseorang bisa menyusun progam lanjutan guna lebih meningkatkan kinerja.
- Dapat mengamankan kegiatan usaha
Unsur Administrasi
Setelah memahami tentang pengertian administrasi di atas, baik secara umum, luas, sempit dan menurut para ahli. Perlu juga untuk mengetahui unsur administrasi. Apa saja unsur yang menyertai sebuah proses administrasi.
Berikut adalah 8 Unsur Administrasi yang dikemukakan oleh The Liang Gie dalam Administrasi Perkantoran Modern.
1. Kelompok Organisasi
Organisasi di sini lebih merujuk pada tempat bernaungnya kelompok yang melakukan proses administrasi. Dalam kegiatan bisnis, biasa kita lihat sebuah kantor dan staffnya dengan segala hal yang menyertainya guna menjalankan kegiatan administrasi.
2. Pengaturan (Manajemen)
Dalam melakukan kegiatan administrasi tentu diperlukan adanya seorang manajer yang berfungsi sebagai pengatur. Dalam menjalankan fungsinya, ia menggerakkan, dan mengatur staff operasional.
3. Komunikasi diantara anggota
Administrasi dalam bisnis tidak bisa berjalan tanpa adanya komunikasi. Tujuannya agar tercapai sinkronisasi / kesesuaian di antara divisi-divisi yang ada.
4. Staff (kepegawaian)
Tenaga pegawai jelas dibutuhkan untuk menunjang proses administrasi organisasi secara maksimal. Di dalam kepegawaian ini terdapat beberapa aspek yang satu-sama lain saling berkaitan. Antara lain yaitu penerimaan (recruitment), penempatan kerja, pemberdayaan hingga pemberhentian.
5. Keuangan (Monetery)
Administrasi dilakukan salah satunya untuk tujuan kontrol keuangan. Yang mana hal itu dimaksudkan untuk bisa mengetahui arus keluar dan masuknya uang sehingga bisa dipertanggungjawabkan.
6. Pengadaan
Staff administrasi dalam hal ini berfungsi guna melakukan kontrol. Untuk kemudian dilakukan pengadaan, penyimpanan hingga pemusnahan barang yang dirasa tidak terpakai lagi.
7. Adanya tata usaha yang jelas
Di dalamnya terdapat kegiatan seperi pembukuan dan pencatatan segala macam transaksi atau arus keluar masuk yang terjadi.
8. Hubungan masyarakat (Public Relation)
Dalam hal ini, penting adanya suatu sistem administrasi. Gunanya untuk menciptakan hubungan baik dengan masyarakat, atau dalam hal ini disebut konsumen (customer).
Fungsi Administrasi
Administrasi dalam sebuah organisasi sangat penting untuk diterapkan. Hal itu dikarenakan adanya fungsi administrasi yang bisa mendukung kelangsungan organisasi tersebut untuk jangka waktu lama. Dan berikut adalah beberapa fungsi administrasi
1. Fungsi Perencanaan (Planning)
Dalam sebuah kegiatan organisasi atau bisnis tentu diperlukan yang namanya perencanaan. Baik itu untuk jangka pendek, menengah ataupun jangka panjang.
Untuk itu di sini administrasi memegang peranan penting dalam rangka merencanakan hal tersebut di atas. Di antara perwujudannya yaitu berkaitan dengan pengumpulan dan pengolahan data. Kemudian menyusun data tersebut untuk dapat diputuskan rencana kedepannya.
2. Fungsi Penyusunan (Organizing)
Penyusuna di sini tidak hanya terbatas pada pengaturan arsip secara rapi dan sistematis. Melainkan lebih dari itu juga dalam hal membangun kinerja yang baik dengan komunikasi antara anggota yang efektif.
3. Fungsi Koordinasi (Coodinating)
Dengan dalam hal koordinasi, di dalamnya terdapat manajemen dan pekerjaan guna memastikan segala sesuatunya berjalan dengan baik. Setiap pekerjaan bisa berjalan sesuai dengan porsi dan jadwalnya. Lalu tidak terjadi bentrok satu sama lain, dan kekosongan yang menyebabkan waktu terbuang percuma. Sehingga aktivitas para individu dengan pekerjaannya bisa terkoordinasi dengan baik.
4. Fungsi Pelaporan (Reporting)
Ini juga fungsi yang sangat begitu terasa dengan dilakukannya sistem administrasi. Dengan adanya administrasi yang baik, maka proses pelaporan bisa dilakukan secara tepat dan siklus akuntansi bisa berjalan baik. Selain itu, baik buruknya kinerja usaha bisa dilihat dari report yang diberikan untuk kemudian bisa dicarikan solusi dan upaya peningkatan.
5. Fungsi Penyusunan Anggaran (Budgeting)
Budgeting dalam hal administrasi merupakan aktivitas yang berkaitan dengan anggaran. Dalam situasi seperti apa, dan berapa jumlah anggaran yang harus dikeluarkan. Semua bisa ditentukan dengan dilakukannya sistem administrasi yang rapih dan terstruktur. Dengan begitu keuangan dapat lebih terkontrol dan tidak terjadi kebocoran.
6. Fungsi Penempatan peran (Staffing)
Fungsi administrasi yang satu ini berperan penting dalam hal kepegawaian. Sebuah kegiatan usaha tentu akan sangat dipengaruhi oleh kualitas sumber daya manusianya. Untuk itu, administrasi kepegawaian di sini akan menciptakan sistem yang bisa sangat mendukung kegiatan kepegawaian. Dari mulai recruitment (perekrutan), penempatan, dan pemberdayaan staff dalam ruang lingkup organisasi.
7. Fungsi Pembimbingan (Directing)
Ini berkaitan dengan hubungan atau interaksi dalam organisasi dari atasan pada bawahan. Adanya arahan mutlak diperlukan guna menciptakan kinerja yang sevisi di antara para anggota. Yang kemudian bisa berdampak positif terhadap kelangsungan organisasi.
Manfaat Administrasi
Telah disinggung dari penjelasan lengkap di atas akan pentingnya administrasi dengan segala macam fungsi dan tujuannya. Sehingga terkait manfaat administrasi barangkali sudah tidak perlu ditanyakan lagi. Akan banyak sekali manfaat yang didapat. Khususnya dalam hal keteraturan dari berbagai aspek.
Sebagaimana file-file dalam komputer, bisa dibayangkan jika tidak diatur dan dibuatkan tata peletakan yang baik, maka akan sangat berantakan. Efeknya kita akan kesulitan mengoranisirnya, bahkan untuk sekadar menemukan file yang dicari.
Tapi jika diorganisir dengan baik, selain enak dilihat, waktu pun jadi efisien. Karena tidak perlu kebingungan saat hendak mencari sebuah file.
Ruang lingkup dari administrasi sendiri juga sebenarnya sangatlah luas. Khususnya dalam bidang bisnis, dan tergantung jenis bisnisnya seperti apa.
Untuk itu seorang petugas administrasi (administrator) haruslah memenuhi kualifikasi. Setidaknya ada beberapa hal yang perlu dijadikan perhatian, antara lain:
- Paham tentang maksud dan pengertian administrasi
- Memiliki keahlian dalam hal penataan dan pengorganisasian
- Mengerti dan mampu untuk senantiasa meningkatkan kemampuan prosedural administrasi
- Membuat laporan serta mengontrol budget yang digunakan
Dengan pengelolaan administrasi yang efisien maka akan sangat bisa mendukung divisi perusahaan lainnya. Karena administrasi bisa jadi penghubung antara karyawan dengan manajemen.
Sekilas Perbedaan Admnistrasi dan Manajemen
Secara bahasa dapat kita ketahui bahwa dua istilah ini terlihat berbeda. Namun pada prakteknya, Anda bisa teliti lebih dalam dan akan menemukan bahwa keduanya kuranglebih sama. Tapi tetap ada perbedaan di dalamnya.
Manajemen itu berkaitan tentang rencana dan juga tindakan yang akan diambil. Namun administrasi lebih merujuk pada penyusunan dan penetapan kebijakan dan juga penentuan target / tujuan.
Selain itu administrasi memiliki peranan guna menentukan. Berbeda dengan manajemen yang berfungsi dan memiliki peran eksekutif dalam sebuah organisasi.
***
Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai pengertian administrasi secara umum dan juga menurut para ahli. Lengkap disertai juga dengan ciri-ciri, tujuan, fungsi dan unsur-unsur dalam sebuah proses administrasi. Semoga artikel Pengertian administrasi ini bermanfaat dan semakin menambah pengetahuan sobat sekalian.
Sekian dan terima kasih.
